Privacy

In deze privacyverklaring leggen wij u uit wat persoonsgegevens zijn, welke persoonsgegevens wij verzamelen en voor welke doeleinden deze worden gebruikt. Wij adviseren u deze verklaring goed door te lezen. Woonlinie verwerkt uw persoonsgegevens uiteraard zorgvuldig, veilig en vertrouwd. Woonlinie vindt het belangrijk dat u, in het kader van uw woongenot, vertrouwen heeft in onze organisatie. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. De regels over het beschermen van uw privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op naleving van de wet. Woonlinie handelt binnen de kaders van de wet en maakt daarvoor onder andere gebruik van de privacy documenten die beschikbaar zijn gesteld door Aedes. Aedes is de landelijke brancheorganisatie van woningcorporaties in Nederland.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, telefoonnummer en bankrekeningnummer. Soms anonimiseren wij gegevens of strepen wij uw gegevens door zodat u niet meer herleidbaar bent als persoon, bijvoorbeeld door een klantnummer te gebruiken. In deze gevallen bent u alleen herleidbaar als de combinatie klantnummer met naam kan worden gemaakt.

Welke persoonsgegevens verzamelt Woonlinie?

Woonlinie verzamelt allerlei gegevens van natuurlijke personen. We verzamelen persoonsgegevens van klanten, medewerkers, leveranciers en kopers.

We gebruiken persoonsgegevens om bijvoorbeeld een huurovereenkomst af te sluiten met huurders, het innen van de huur, in klantdossiers of bij andere overeenkomsten.

Tevens kunnen wij u vragen u te identificeren.

Woonlinie vraagt bij woningaanbieding alleen ter inzage de navolgende gegevens op/deze gegevens worden niet opgeslagen:

  • Verhuurdersverklaring of verklaring hypotheekverstrekker;
  • Kopie paspoort huurder, medehuurder, eventuele kinderen;
  • Kopie (historisch) adresuittreksel;
  • Eventueel echtscheidingsconvenant;
  • Trouwakte kan worden opgevraagd in het geval van medehuurderschap

We verzamelen de volgende gegevens van klanten en slaan deze op:

  • NAW gegevens;(voorletters en achternaam, adres)
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • BSN.

Voor het afsluiten van de (huur-koop)overeenkomsten verwerken we onderstaande gegevens:
Voor het verwerken maakt Woonlinie gebruik van:

  • Inkomensgegevens, inkomensverklaring Belastingdienst; loonstrook en jaaropgave;
  • Betalingsgegevens zoals een bankrekeningnummer;


Verder gebruikt Woonlinie gegevens die nodig zijn om een (specifieke) huurwoning te kunnen toewijzen en te onderhouden, zoals: gegevens aangaande gezinssamenstelling (aantal volwassenen en aantal kinderen) en gegevens uit Woongaard (het systeem dat wij gebruiken voor inschrijven woningzoekenden, publiceren en toewijzen woningen);

  • Gegevens voor het onderhoud en de reparatie van de huurwoning;
  • Medische gegevens (voor zover dit voor de toewijzing, huur van een woning of leefbaarheid relevant is);
  • Gegevens over crimineel gedrag zoals bijv. een wietplantage.
  • Gegevens die ons inzage bieden in het nakomen van afspraken. Hieronder vallen onder andere ook persoonsgegevens over betalingsgedrag en huurdersgedrag.

Bent u verplicht om persoonsgegevens te verstrekken?

Soms zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens van u te bewaren of te verstrekken, bijvoorbeeld bij woningtoewijzing of het bestrijden van fraude en criminaliteit gericht op het wonen. In veel gevallen is het nodig om een aantal persoonsgegevens van u te gebruiken om u de dienst of het product aan te kunnen bieden die u bij ons afneemt. In dat geval is het gebruiken van uw gegevens noodzakelijk voor de overeenkomst.

Cameratoezicht

Woonlinie heeft in en buiten het kantoor camera's hangen. Voor cameratoezicht is gekozen ten behoeve van de veiligheid van onze medewerkers en incidenten in het verleden.

De camera's zijn gericht op de balie in de hal en de spreekkamers en buiten gericht op verschillende invalshoeken van het gebouw en de parkeerplaats van het eigen terrein van Woonlinie. Bij de balie hangt een bordje waarop het cameratoezicht bekend wordt gemaakt aan de bezoekers. Bij het gebruik van de camera worden gevoelige persoonsgegevens verwerkt, in de vorm van video-opnames van beeld en geluid. Cameratoezicht heeft veiligheid tot doeleinde. Beelden worden alleen daarvoor gebruikt. 

Verzamelen wij gegevens bij anderen?

Woonlinie verzamelt geen gegevens bij derde partijen. De enige gegevens die wij verwerken ontvangen we van de betrokkenen (bijv. huurders, medewerkers zelf).

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?

Woonlinie is als woningstichting de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

Bij wie kan ik terecht voor vragen?

Woonlinie heeft, gezien haar omvang, gekozen voor een interne privacy officer c.q. contactpersoon. Deze functie wordt vervuld door mevr. M. van Asseldonk, te bereiken via het mailadres privacy@woonlinie.nl

Voor welke doelen en diensten gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij gebruiken de genoemde persoonsgegevens voor verschillende doelen.

I. Leveren van diensten:

zoals het afsluiten van een huur-of koopovereenkomst, het uitvoeren van onderhoud en reparaties van de woningen en het innen van de huur.

Begeleiding bij sociale problematiek en of leefbaarheid.

II. Onderzoek en statistiek

III. Bestrijden van fraude en criminaliteit gericht op het wonen;

  • Bijhouden van huurachterstand;
  • Aanpak van woonfraude en overlast;
  • Onderzoek naar woonfraude en overlast;
  • Beleggen van fraudeproblemen bij de politie.

IV. Juridische geschillen:

  • Het afhandelen van dossiers met een juridisch geschil. Het afhandelen van klachten en meldingen aan zorg verlenende en welzijnsinstanties.

Op basis van welke grondslagen gebruiken we uw gegevens?

· Toestemming

Woonlinie gebruikt voor het versturen van algemene nieuwsbrieven als grondslag toestemming. Uw e-mailadres wordt alleen gebruikt als mensen zichzelf hebben aangemeld. Dit geldt ook voor gebruik van het huurderportaal.

· Overeenkomst en wet

Woonlinie gebruikt voor het verhuren van een woning of het verkopen van een woning een overeenkomst. Voordat deze overeenkomst tot stand komt, wordt een klant ingeschreven in het systeem. Dit wordt aangemerkt als de precontractuele fase.

Woonlinie gebruikt voor de inkomenstoets uw gegevens om te controleren of wij de woning passend aan u toe kunnen wijzen.

Delen we de gegevens met andere partijen?

Woonlinie deelt de persoonsgegevens met organisaties die zijn ingeschakeld bij de uitvoering van de huurovereenkomst. Dit zijn bijvoorbeeld elektriciens, glazenwassers, reparateurs en aannemers. Deze organisaties krijgen alleen de benodigde gegevens, zoals het adres en eventueel een telefoonnummer voor het maken van een afspraak.

Ook werkt Woonlinie soms samen met gemeente, wijkteams, welzijnszorg of de politie. Dit heeft te maken met het aanpakken van overlast, huurachterstanden, de opvang van kwetsbare woningzoekenden en fraude. In sommige gevallen is het nodig om persoonsgegevens over en weer te delen met andere instanties, zoals bijvoorbeeld Bemoeizorg, Maatschappelijk Werk, Meldpunt Bijzondere Zorg en Vroeg erop Af. In die gevallen moet een convenant getekend zijn waarin staat met welke doel welke persoonsgegevens gedeeld worden en hoe er met deze gegevens wordt omgegaan. Er bestaat de mogelijkheid een overzicht op te vragen.

Ook kunnen overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn om te delen.

Daarnaast maakt Woonlinie gebruik van een aantal softwareprogramma's. De leveranciers van deze programma`s hebben toegang tot de persoonsgegevens en maken back-ups voor ons.

Deze leveranciers zijn onze verwerkers en dat betekent dat wij een verwerkingsovereenkomst hebben gesloten. Woonlinie zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt o.a. in dat organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om klanten te kunnen verzekeren dat de privacy gewaarborgd is.

Hoe beveiligen we uw gegevens?

Omdat de beveiliging van persoonsgegevens erg belangrijk is, heeft Woonlinie een strikt beleid als het hierom gaat. We verwerken alleen persoonsgegevens binnen de EU. Bovendien hanteren we verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen. Voorbeelden van deze maatregelen zijn het gebruik van encryptie en het trainen van onze medewerkers op het gebied van privacy. Wij zorgen ervoor dat, indien we uw persoonsgegevens aan andere organisaties zoals de verwerkers doorsturen, deze organisaties dezelfde maatstaven aanhouden. Passend binnen de AVG wetgeving.

Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden ingevolgde de Algemene Verordening Persoonsgegevens niet langer bewaard dan nodig is (wettelijke bewaartermijnen). Daarna worden de persoonsgegevens vernietigd of bewaren we ze op een manier dat ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon. Wij bewaren informatie tot maximaal 5 jaar na afloop van een klantrelatie.

Welke rechten heeft u op basis van de verwerking van persoonsgegevens?

Iedere natuurlijke persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt heeft het recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming, overdracht en het recht op verzet ten aanzien van de verwerking van zijn persoonsgegevens.

  • Het recht van inzage: u heeft het recht inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken. Dit verzoek dient wel nader gespecificeerd te worden, in de zin dat medewerkers begrijpen op welke informatie uw verzoek betrekking heeft, zodat de juiste informatie kan worden verzameld.
  • Het recht van correctie: Indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, heeft u het recht om deze aan te laten passen.
  • Het recht van verwijdering: Indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben ontvangen, heeft u het recht ons te vragen deze gegevens te laten verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst;
  • Het recht van beperking: gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverweking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar heeft ingediend tegen de verwerking, heeft u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen;
  • Recht van verzet: In verband met persoonlijke bijzondere omstandigheden kan een betrokkene in de bij de wet geregelde gevallen verzet aantekenen tegen de verwerking van bepaalde gegevens;
  • Het recht van dataportibiliteit: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen aan u of een andere organisatie naar uw keuze. 
    U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;
  • Het recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In geval van direct marketing, heeft u altijd het recht van bezwaar.

De navolgende gegevens worden door Woonlinie niet verstrekt:

  • Persoonlijke werkaantekeningen van medewerkers en notities voor intern gebruik;
  • Persoonsgegevens van derden, tenzij overeenstemming met deze derden;
  • Persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de uitzondering van artikel 23 AVG.

Hoe kunt u contact met ons opnemen?

Komt u er niet uit, heeft u een klacht of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten dan kunt u mailen naar info@woonlinie.nl of bellen met 088-5204000.

Ook kunt u hiervoor contact opnemen met onze privacyofficer mevr. M. van Asseldonk via privacywoonlinienl?

Verzoeken tot inzage kunnen via de e-mail, de website of schriftelijk worden ingediend bij Woonlinie. Wanneer een verzoek tot inzage wordt gedaan, krijgt de verzoeker een overzicht van de verwerkte gegevens, de herkomst van de gegevens, de ontvangers van de gegevens en de doelen van de verwerking van de gegevens. Voordat een verzoek tot inzage in behandeling wordt genomen, moet de betrokkene zich eerst hebben geïdentificeerd. Het verzoek tot inzage wordt binnen vier weken beantwoord.

Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Woonlinie vindt het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook als doen wij er alles aan om dit na te streven, kan het voorkomen dat u als klant niet tevreden bent.

Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Cookieverklaring

Op onze website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meeste bezochte pagina`s. We registreren ook hoe bezoekers door onze website klikken. Deze gegevens worden alleen intern opgeslagen en bewerkt. Ze worden gebruikt voor statistische analyses van bezoekgedrag. Met deze informatie kunnen we de indeling en de informatie op onze website verder verbeteren. Bij het bezoek aan onze website plaatsen we cookies. Met een cookie weten we welke pagina's u op onze website heeft bezocht. Het plaatsen van cookies helpt ons ook om onze website te verbeteren. Lees meer over onze cookieverklaring.

Woonlinie behoudt zich het recht voor wijzigingen in deze verklaring aan te brengen indien nodig.

Versie april 2018

 
Annuleren

Waarmee kunnen wij je helpen?

Begin hier met zoeken!

Geen resultaten gevonden